Съхранение на архивни документи

За първи път ми се случва да пиша директно от архивохранилището, но не искам да изгубя емоцията от натрупаните впечатления.

Намирам се в архивохранилище на един огромен корпоративен клиент, който потърси нашите професионални услуги по отношение на съхраняваните документи. На пръв поглед хранилището отговаря на стандартите. Условията са добри, има контролиран достъп, видео наблюдение, осигурени са стелажи и изглежда поддържано и обгрижвано, но това е само на пръв поглед. Всъщност архива е абсолютно на 100 % неизползваем.

Архивохранилището по първоначални данни съдържа около 15 000 архивни кутии. Никой от служителите, не е в състояние да изготви справка или да предостави оригинал на документ. Причините са често срещани и ако ги откривате и при вас, са гаранция, че ще достигнете до положението на нашия клиент.

Първия проблем, е че върху архивните кутии, никой не е отбелязал офисите, от които са генерирани. Едно голямо помещение с гора от стелажи и ширнала се маса от архивни кутии. За да установите тяхната принадлежност е необходимо да ги отваряте една по една. Липсва топографско описание и изобщо какъвто и да е бил ориентир. Не откриваме единна система и всеки офис на фирмата явно се е спирал на собствен метод. В началото представителите на офиси са избирали стелаж и след като е бил изпълнен капацитета му, са редили на следващия свободен, който се е оказвал през поне пет стелажа на други офиси. Така имаме едно архивно помещение с подредени спорадично стелажи, без никаква последователност.

Втория проблем са документите с изтекъл срок на съхранение. В един момент служителите са спрели да унищожават от страх да не се лишат от нещо, което да е ценно. Така документите се трупали и мястото на стелажите било изчерпало. Следващите документи „временно” са поставяни в кашони по пода. Първо в коридора, по-късно и между стелажите, на които се помещават документи с най-слабо търсене.

Третия проблем е липсата на протоколи и описи на документите (Няколко описа все пак открих, залепени за групи от кашони).

Следващата причина аз и колегите да сме тук беше, че служителките, които са обгрижвали архива, с течение на времето по една или друга причина са подменяни ( пенсиониране, смяна на работно място и др.). Поелите щафетата вдигат рамене и казват, че в тоя вид са заварили архива, отказвайки да носят отговорност. В настоящия момент ни предстои проект включващ описване, експертиза, унищожаване. За да се превърне в един функциониращ архив, този огромен документален масив са необходими изключително много усилия. За да не стигате до това, просто ни звъннете. Екипът ни е съставен от хора с подходящо образование и дългогодишен опит. И наистина ще направим най – доброто за вашия бизнес.